マイナンバーのガイドラインに関するQ&Aを更新しました③(個人情報保護委員会)

個人情報保護委員会は、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」及び「(別冊)金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するQ&Aを更新しました。
本日(最終回)も、更新した部分をご案内致します。
なお、後半2つの設問は、【(別冊)金融業務】 に関する設問ですので、必要に応じてご覧ください。

Q4-6 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。
A4-6 【国税庁ホームページ「法定調書に関するFAQ」(Q1-2)(平成 30 年4月27 日更新)より】
法定調書の作成などに際し、従業員等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等にマイナンバー(個人番号)を記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対してマイナンバー(個人番号)の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。従業員等との間でマイナンバー(個人番号)の提供の有無を判別できますので、特定個人情報保護の観点からも経過等の記録を行うことが望ましいものと考えられます。
なお、税務署では、社会保障・税番号<マイナンバー>制度に対する国民の理解の浸透には一定の時間を要する点などを考慮し、マイナンバー(個人番号)・法人番号の記載がない場合でも書類を収受することとしていますが、マイナンバー(個人番号)・法人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることから、今後の法定調書の作成などのために、今回マイナンバー(個人番号)の提供を受けられなかった方に対して、引き続きマイナンバーの提供を求めていただきますようお願いします。
(注)マイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合における、「提供を求めた経過等の記録、保存」は法令上の義務ではありません。「いつ提供を求め、その結果として提供を受けられなかった事実」を事後的に明らかにすることが可能であれば
よく、提供を受けることができなかった個別の事情までは記録する必要はありません。
(平成 28 年4月・平成 30 年6月更新)
Q17-6 金融機関の顧客が個人番号の提供を拒んだ場合、どのような対応が適切ですか。
A17-6 法定調書の作成などに際し、顧客から個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等に個人番号を記載しないで税務署等に書類を提出せず、顧客に対して個人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
なお、税務署では、番号制度導入直後の混乱を回避する観点などを考慮し、個人番号・法人番号の記載がない場合でも書類を収受することとしています(国税庁ホームページ「法定調書に関するFAQ」(Q1-2)(平成 30 年4月 27 日更新)参照)。(平成28 年4月・平成 30 年6月更新)
Q19-1 国外送金等調書の作成・提出に係る事務処理については、外国為替業務に係るシステム処理の一環として行われていますが、その中で個人番号関係事務を区分し、個人番号を取り扱う従業者を限定する必要がありますか。
A19-1 個人番号関係事務に関連する一連の業務の中で、個人番号関係事務を他の事務と区分し、個人番号を取り扱う従業者を限定する必要はありません。事業者が適切に「事務の範囲の明確化」、「事務取扱担当者の明確化」を行った上で、その明確化した事務・担当者の範囲を超えて個人番号の利用等ができないようアクセス制御等を行い、必要かつ適切な監督・教育を行えば十分であるという趣旨です。(平成 30 年3月更新)

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